Die meisten von uns nutzen E-Mails jeden Tag. Sei es für zwangloses Plaudern mit unseren Freunden, um schnell Informationen einzuholen oder als Grundlage für wichtige Geschäftskommunikation.
Heutzutage sind E-Mails ein wesentlicher Bestandteil unseres täglichen Lebens und deshalb ist es jetzt an der Zeit, den E-Mail-Knigge aufzupolieren.
1. Behalten Sie stets im Auge, dass E-Mails nicht privat sind. Wenn Sie ein Geschäftskonto verwenden, dann gelten E-Mails als Eigentum des Unternehmens – sie können aufgerufen, geprüft und sogar vor Gericht als Beweis vorgelegt werden. Es ist also wichtig, immer einen professionellen Ton zu wahren.
2. Formlos, aber nicht schludrig sein. Wenn Sie Ihren Freunden eine E-Mail schicken, ist eine zwanglose Form angemessen. Bei der Geschäftskommunikation empfiehlt es sich jedoch, ein Standardprotokoll für Ihr Schreiben zu beachten. Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung, Zeichensetzung und Groß- und Kleinschreibung.
3. UND DIESE GROSSBUCHSTABEN… Nein, bitte nicht. Es sieht aus, als würden Sie schreien!
4. Angemessene Betreffzeilen verwenden. Niemand öffnet gerne eine E-Mail ohne Betreff. Sie sollten außerdem Phrasen wie „Hey, ich bin‘s“ oder „Was ist los?“ vermeiden. Nachrichten mit solch einer extrem familiären Betreffzeile sehen aus wie Spam und werden dementsprechend häufig gelöscht.
5. Halten Sie Ihre E-Mail-Nachrichten stets kurz und knapp. Eine E-Mail will schnell gelesen sein. Ihre Doktorarbeit können Sie anderswo einreichen. Geben Sie dem Empfänger eine Chance.
6. Verzichten Sie soweit wie möglich auf Gruppennachrichten. Wenn es sein muss, muss es sein. Aber sonst nicht. Überlegen Sie gut, ob Sie wirklich „allen antworten“ müssen. Muss jeder der 500 eingeladenen Gäste wissen, ob Sie zur Gala erscheinen? Oder genügt eine Antwort an den eigentlichen Sender?
Nutzen Sie diese einfachen Anstandsregeln für Ihre private und geschäftliche E-Mail-Kommunikation und hinterlassen Sie den richtigen Eindruck. Jetzt, da Sie den Inhalt im Griff haben, vergessen Sie nicht, ein Backup Ihrer wertvollen Outlook PST-Dateien zu erstellen, sodass Sie verlorene oder beschädigte Daten jederzeit wiederherstellen können.