Nous sommes nombreux à nous servir de notre messagerie électronique quotidiennement. Nous nous en servons pour des conversations banales entre amis, pour demander des renseignements et nous nous reposons sur cette dernière pour nos communications professionnelles. Maintenant que les courriers électroniques font partie de nos vies, il est temps d’apprendre à s’en servir au mieux.
1. N’oubliez pas, le courrier électronique n’est pas privé. Si vous utilisez un compte professionnel, la messagerie électronique est considérée comme étant la propriété de la société et les courriers électroniques peuvent être récupérés, examinés et utilisés dans un tribunal, c’est pourquoi il faut toujours que la correspondance reste professionnelle.
2. Rester informel sans être familier. Lorsque vous envoyez des courriers électroniques à des amis, vous pouvez être informel mais lorsqu’il s’agit de communications professionnelles, il est préférable de suivre les protocoles de correspondance standard. Faites attention à l’orthographe, à la ponctuation et aux lettres capitales.
3. EN PARLANT DE MAJUSCULES… Ne les utilisant pas. Cela donne l’impression que vous hurlez.
4. Utilisez des titres appropriés pour les objets. Certaines personnes refusent d’ouvrir des courriers électroniques sans objet. Essayez également d’éviter les sujets comme « Salut c’est moi » ou « Quoi de neuf ? ». Ces objets de message très familiers ressemblent à des spams et les destinataires ont tendance à les supprimer.
5. N’oubliez pas de garder vos messages courts et concis. Personne n’aime ouvrir un courrier électronique pour découvrir une dissertation qui nécessitera des heures de lecture.
6. Essayez d’envoyer le moins de courriers électroniques possible et envoyez-en en cas de nécessité uniquement. Réfléchissez également avant d’appuyer sur le bouton répondre. Est-ce que tout le monde sur les 500 personnes invitées sait que vous serez présent au gala ou devriez-vous envoyer votre RSVP à la personne ayant envoyé le courrier électronique?
Ce sont seulement quelques conseils pratiques sur les courriers électroniques que vous devriez garder à l’esprit lorsque vous créez et envoyez des courriers professionnels et personnels. En plus de ces conseils et directives sur le contenu de vos courriers électroniques, n’oubliez jamais de sauvegarder vos précieux fichiers Outlook PST, au cas où vous devriez récupérer des données perdues ou corrompues.